5 conseils pour bien gérer vos notes de frais

Mettre en place une politique de dépenses

La politique de dépenses d’une entreprise détermine a minima quel type de dépense peut être remboursé, ainsi que la procédure à suivre pour en obtenir le remboursement. Commencez par examiner attentivement vos dépenses actuelles en identifiant les principaux postes de dépenses. Une analyse détaillée vous aidera à établir une politique de frais adéquate grâce à laquelle vous pourrez définir :

• La liste des dépenses éligibles, ainsi que le plafonnement ou les modalités de remboursement de certaines dépenses comme les frais de restauration ou les frais de déplacement.
• Les catégories de billets ainsi que les types d’hébergement autorisés pour vos collaborateurs durant leurs séjours.
• Les délais à mettre en place pour la fourniture des justificatifs et l’envoi des notes de frais, ou encore les délais de remboursement.
• Etc.

Définir un mode de paiement et/ou de remboursement

Vous avez le choix entre :

• Les avances sur frais professionnels : cette solution est généralement lourde en termes de gestion et de suivi des montants alloués initialement, puis les montants sont à ajuster en fonction des dépenses réalisées.
• La mise à disposition de Cartes Corporate  débitées sur le compte de la société : pas de remboursement nécessaire car les opérations réalisées sont débitées sur le compte de l’entreprise. Cette solution nécessite une confiance envers les collaborateurs équipés, ainsi que des plafonds de paiements adaptés.
• La mise à disposition de Cartes Corporate débitées sur les comptes des collaborateurs : les cartes bénéficient d’un différé de paiement, vous permettant ainsi de rembourser vos collaborateurs avant le débit des opérations sur leur compte personnel. Ainsi, le collaborateur n’avance pas ses frais, et l’entreprise garde un contrôle complet des montants justifiés à rembourser.

Dématérialiser les justificatifs papiers

La dématérialisation simplifie la gestion, le rapprochement et l’archivage des justificatifs tout en vous faisant gagner du temps. L’archivage légal à valeur probante pour une durée de 11 ans est inclus dans l’offre Note de Frais BNP Paribas, afin de conserver sans effort vos justificatifs numérisés en toute sécurité.

Simplifier le circuit de validation

Mettez en place un processus de validation en deux temps. Procédez à une première approbation avec le supérieur hiérarchique du collaborateur et une seconde avec le comptable pour vérifier la conformité des dépenses avec la politique de l’entreprise.

Automatiser la gestion des notes de frais 

Investissez dans une solution de gestion des notes de frais qui assure un processus simple, sécurisé et conforme aux règles fiscales, une solution qui fasse gagner du temps à vos collaborateurs et à votre comptable. Grâce à la solution Note de Frais BNP Paribas vous pouvez automatiser la collecte, la validation et le remboursement des notes de frais tout en offrant un outil d'analyse pour mieux contrôler et prévoir les dépenses.

Pour aller plus loin…

Découvrez le témoignage de la société Schreiber Relius qui a fait appel à BNP Paribas pour automatiser la gestion de leurs notes de frais.