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19 janvier 2023

Dématérialisation : pourquoi choisir l’archivage à valeur probante ?

Enregistrer, stocker et archiver : l’archivage à valeur probante permet un parfait respect des obligations légales de conservation des documents électroniques qui incombent aux entreprises. Quels en sont les principes et les bénéfices ?

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Les caractéristiques de l’archivage à valeur probante


L’archivage à valeur probante est la seule méthode permettant de conserver des documents, autrement qu’en version papier, tout en ayant la même validité juridique. Les documents ainsi archivés sont opposables aux tiers, notamment en cas de contrôle de l’administration. 
L’archivage numérique probant garantit :

  • l’authenticité du document archivé, qui doit ressembler en tout point à l’original papier. On doit savoir qui l’a créé et quand ;
  • l’intégrité du document archivé, qui doit être identique à l’original. Il ne doit être ni altéré, ni modifié, ni dénaturé ;
  • l’intelligibilité du document archivé, qui doit être lisible dans le temps grâce à un format standard (PDF ou PDF A/3).

Concrètement, pour obtenir la valeur probante, vous devez transmettre le document numérique (natif ou scanné) à un acteur capable de garantir le service d’archivage électronique à valeur probante. C’est le cas de certains éditeurs de logiciels de facturation ou de gestion des notes de frais : la valeur probante est alors automatique.

Attention, un document scanné, enregistré en pdf et stocké sur un ordinateur, un serveur ou encore dans le Cloud n’a aucune valeur légale. Idem si le document est nativement dématérialisé mais n’a pas fait l’objet d’un traitement spécifique. En effet, l’archivage à valeur probante repose sur différentes mesures : horodatage, scellement des documents, signature électronique… Quel que soit le mode d'archivage, papier ou électronique, les entreprises doivent maintenir une documentation de piste d'audit fiable pour expliciter la réalité des flux.

 

Les avantages de l’archivage à valeur probante


Tous les documents juridiques, entendus au sens large, peuvent faire l’objet d’un archivage numérique probant. Mais, dans les faits, les factures et les notes de frais sont les documents les plus fréquemment archivés de cette manière par les entreprises. Néanmoins, force est de constater que l’archivage à valeur probante est peu utilisé par les PME et ETI. C’est souvent à l’occasion de la dématérialisation d’un nouveau process (facturation, gestion des notes de frais…) que les entreprises passent à l’archivage à valeur probante. C’est souvent une démarche d’opportunité. 
Les avantages de l’archivage à valeur probante :

  • Zéro papier ;
  • Gain de place ;
  • Réduction des risques de perte ou de destruction des archives en cas de sinistre (dégâts des eaux, inondations, incendies…) ;
  • Classement, recherche et accès aux documents facilités ;
  • Meilleure traçabilité des opérations.

L’archivage numérique probant est une solution efficace pour respecter les obligations de conservation des documents sans altération dans le temps. Les entreprises peuvent produire plus facilement les pièces demandées dans le cadre d’un contrôle fiscal ou social, et par là même limiter le risque de redressement. 

Avec la généralisation de la facture électronique à l’horizon 2024, engager une démarche d’archivage à valeur probante est inéluctable. Mais, ce projet doit s’intégrer dans une réflexion plus large de dématérialisation de certains processus. 

Dans le cas de la facture / pièce dématérialisée, le plus compliqué est d’arriver à changer les habitudes et à collecter les pièces en amont. Il est indispensable d’embarquer les collaborateurs et les fournisseurs, car c’est un projet nécessairement global.