Facturation électronique : la check-list pour bien s'y préparer

Qu’est-ce qu’une facture électronique ? 

La facture électronique est une facture qui est émise, transmise et reçue sous un format dématérialisé structuré, permettant ainsi son traitement électronique automatisé. Elle se différencie du format papier, et du format PDF qui n’est pas considéré comme une facture électronique. 

La facturation électronique (ou e-invoicing) concerne toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, et toutes les opérations domestiques d’achats et de ventes des biens et/ou de prestations de services entre entreprises. Autrement dit toutes les transactions « business-to-business » sur le territoire national. Les factures seront obligatoirement échangées entre clients et fournisseurs par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation : soit grâce au portail public de facturation ou via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

La réglementation comporte également un volet e-reporting, qui se veut complémentaire à l’e-invoicing, et qui demandera la transmission d’informations relatives aux transactions avec des particuliers ou des opérateurs établis à l’étranger.

En quoi consiste la réglementation ?

Les nouvelles dates d'obligation d’émission des factures sous forme électronique et de transmission des données de transaction et de paiement selon la taille de l'entreprise sont les suivantes :

• 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises (au lieu du 1er juillet 2024).
• 1er septembre 2026 pour les ETI (au lieu du 1er janvier 2025).
• 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises (au lieu du 1er janvier 2026). A noter, qu'elles devront être en capacité de recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026.

Pour quels objectifs clés définis par le gouvernement ? 

• Disposer d’un mode opératoire plus complet pour faire respecter les lois fiscales et collecter la TVA des entreprises.
• Automatiser la déclaration de la TVA grâce à des données préremplies (même si la déclaration trimestrielle de TVA reste obligatoire).
• Réduire la fraude fiscale en utilisant des canaux de communication sécurisés.
• Affiner les politiques économiques en se basant sur des données plus qualitatives de l’activité économique.
• Accroître la compétitivité des entreprises en réduisant la charge administrative liée au traitement des factures.

Comment préparer votre transition vers la facturation électronique ?

• Evaluez votre infrastructure système actuelle (AS IS), les installations ou plateformes que vous devez mettre à jour ou intégrer (nombre d’ERP, de SSC, exigences pour les clients internes et externes).
• Evaluez tous les coûts : les coûts actuels, cachés, l’équipe de mise en œuvre, les ressources internes, la maintenance des solutions, les licences, les heures de développement nécessaires pour mettre à jour et personnaliser vos ERP, ainsi que le temps de traitement dû aux interventions manuelles.
• Identifiez les processus actuels de réception et d’émission de vos factures.
• Considérez les coûts liés aux impôts dès le début du processus.
• Analysez la disponibilité et l’exactitude des données (fournisseurs, acheteurs, clients, autorités fiscales).
• Réfléchissez à la manière d’optimiser et d’automatiser le processus pour éliminer les silos.
• Analysez vos flux de facturation actuels ainsi que vos capacités et les défis liés à l’adaptation aux nouvelles réglementations.
• Etablissez une vue d’ensemble complète de votre activité (pays d’achat / pays de vente). Facturation internationale ? Auto-facturation ?
• Evaluez les volumes des factures à l’entrée et à la sortie. Fréquence des encaissements ou des paiements.
• Déterminez votre solution, votre future feuille de route stratégique et définissez des objectifs clairs.

Comment optimiser la gestion de votre facturation électronique ?

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