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Télétravail : une réussite sous conditions

16/09/2020

Le télétravail est amené à s’imposer dans les entreprises, a minima tant que la pandémie de coronavirus sévit. Or, ce mode d’organisation représente un défi juridique, humain et managérial pour toute entreprise. Voici quelques clés et ressources pour que sa mise en place soit une réussite.

Précautions à prendre pour que le télétravail soit une réussite

 

Privilégier un accord collectif, à défaut une charte

 

Le télétravail est encadré par les articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail mais aussi par l'accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005.

 

Sur la base du volontariat, le télétravail peut être mis en place par tout moyen : accord collectif négocié avec les partenaires sociaux, charte, avenant au contrat de travail, email, SMS… L’avantage d’un accord collectif ou d’une charte est de convenir d’un cadre et de règles communes à tous les salariés, et de parer à toutes les éventualités.

 

À noter qu’aucun formalisme n’est requis en cas de circonstances exceptionnelles comme la menace d'une épidémie (article L. 1222-11 du Code du travail).

 

En vertu de l’article L 1222-9 du Code du travail, l’accord collectif, ou à défaut la charte, doivent comporter les clauses obligatoires suivantes : 

- les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;

- les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;

- les modalités de contrôle du temps de travail (système auto déclaratif, pointage par ordinateur, contrôle des temps de connexion au logiciel de l’entreprise, etc.) ou de régulation de la charge de travail ;

- la détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;

- les modalités d'accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail.

 

D’autres dispositions peuvent être actées comme le matériel mis à disposition ou encore les consignes de sécurité et de confidentialité.

"Une pratique devant être encadrée"

 

 

Quid de la prise en charge par l’employeur des frais liés au télétravail ?

 

Même si l'ordonnance Macron du 22 septembre 2017 a supprimé du Code du travail l’obligation de rembourser les frais liés au télétravail, nombre d’experts, en accord avec l’ANI et la jurisprudence de la Cour de cassation, recommandent de prendre en charge les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur, y compris ceux en télétravail.

 

Selon l’Urssaf, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur est exonérée de cotisations et de contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine, de 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, etc. En cas de dépassement de ces limites, l’exonération peut être admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

La jurisprudence recommande de rembourser les frais

Précautions à prendre pour que le télétravail soit une réussite

Il ne peut y avoir de télétravail efficace, notamment sur le long terme, sans outil numérique. Les process doivent être dématérialisés, les dossiers partagés et accessibles à distance, les réunions individuelles ou collectives menées par audioconférence ou visioconférence… Le tout de manière sécurisée.

 

Outils et matériels doivent être validés et autorisés par l’entreprise sous peine de mettre en danger les données et le patrimoine immatériel de l’entreprise ! Il faut notamment se méfier des outils gratuits qui peuvent présenter des failles de sécurité. Sensibilisation aux bonnes pratiques et piqûres de rappel quant à la politique de cybersécurité de l’entreprise, voire formations aux nouveaux outils et aux spécificités du télétravail, ne sont pas superflues.

 

Dans ce contexte, la Cnil a d’ailleurs émis une série de recommandations fort utiles.

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Prévenir les risques psychosociaux

 

L’un des risques majeurs du télétravail est l’isolement du salarié et son désengagement.

 

Le manager de proximité joue un rôle central pour maintenir le lien social et entretenir la motivation malgré la distance. Points individuels et réunions collectives sont nécessaires, sans oublier les versions conviviales : pauses café, déjeuner ou encore afterworks virtuels sont bienvenus pour alimenter la cohésion d’équipe. Pour favoriser la sociabilisation, l’entreprise peut aussi encourager ses télétravailleurs à fréquenter des tiers-lieux ou espaces de coworking.

 

Le manager de proximité doit être à l’écoute et disponible pour échanger et détecter les signaux faibles d’un mal-être de la part de l’un de ses collaborateurs. Car, pour rappel, une obligation générale de sécurité incombe à l'employeur (article L. 4121-1 du Code du travail). Y compris pour les salariés en télétravail, l’entreprise doit évaluer les risques et prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des collaborateurs. Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) doit être réactualisé en fonction.

 

Le manager doit notamment prêter une attention particulière à l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des salariés, au respect du droit à la déconnexion ou encore au stress lié aux objectifs.

 

Par ailleurs, l’entreprise doit prendre garde à ne pas porter atteinte au principe d'égalité de traitement : les télétravailleurs disposent des mêmes droits individuels et collectifs (formation, élections professionnelles, promotion, titres restaurant…) que les autres salariés.

 

Un suivi des télétravailleurs dans le temps doit être effectué. Par le biais d’enquête de satisfaction par exemple. Il peut également être utile de mettre en place une ligne téléphonique, un référent ou un tuteur dédié aux télétravailleurs ou encore des visites régulières à la médecine du travail.

Opter pour un management bienveillant basé sur l’atteinte d’objectifs

 

Avec le travail à distance, fini l’évaluation basée sur le présentéisme !

 

Le manager doit apprendre à lâcher prise, à ne pas tout contrôler et à faire confiance. Il doit être clair sur le cadre, les objectifs et les critères d’évaluation et fixer des objectifs SMART, pour spécifique, mesurable, acceptable ou atteignable, réaliste et temporellement défini. Ne pas hésiter à découper les livrables ou objectifs sur des périodes plus courtes pour faciliter l’organisation des collaborateurs.

 

Par ailleurs, il est préférable de privilégier les missions nécessitant réflexion ou rédaction pour les journées télétravaillées, et de réserver les missions ou projets transversales pour les jours sur site.

 

Enfin, le contrôle excessif est à proscrire. Multiplier les appels intempestifs et les reportings à remplir est inutile, voire contreproductif. Une surveillance trop pesante pourrait entraîner stress et inflation du temps de travail chez le collaborateur.

 

Après information et consultation préalable du CSE, un moyen de surveillance peut être mis en place, s’il est pertinent et proportionné à l’objectif poursuivi. Le salarié doit en être informé. Néanmoins, attention aux dérives : les keyloggers, qui permettent d’enregistrer à distance toutes les actions accomplies sur un ordinateur, représentent un mode de surveillance illicite, sauf circonstance exceptionnelle liée à un fort impératif de sécurité, rappelle la Cnil.

"le contrôle excessif est à proscrire"

 

 

S’organiser pour bien télétravailler

 

Il appartient aux télétravailleurs de mettre en place des garde-fous pour préserver leur équilibre vie professionnelle-vie personnelle. Ce mode travail requiert en effet une certaine discipline. Il est nécessaire de s’astreindre à respecter les horaires de travail et ne pas déborder du cadre fixé.

 

Prendre une vraie pause déjeuner et faire des pauses régulières pour s’aérer l’esprit et se détendre. Vous trouverez des exemples d’exercices d’échauffement et d’étirement dans le Guide du télétravail pour les Franciliens édité par la région Île-de-France.

 

Il est également indispensable d’aménager son espace de travail pour travailler dans de bonnes conditions et éviter les troubles musculo-squelettiques (TMS). S’installer sur son lit ou sur le canapé est une très mauvaise idée. A minima il convient de travailler assis sur une chaise, les pieds à plat. Ne pas hésiter à consulter les recommandations de l’INRS (Institut national de recherche et de sécurité) pour prévenir et limiter les effets sur la santé liés au travail sur écran.

 

L’employeur peut par exemple demander une attestation sur l’honneur du salarié de la conformité de son logement ou financer un diagnostic télétravail auprès d’un organisme certifié.