Description de la solution
en savoir plusVous souhaitez optimiser la politique voyage de votre entreprise tout en simplifiant sa gestion ? BNP Paribas vous propose des solutions de paiement adaptées à votre organisation et au suivi des collaborateurs en déplacement.
Grâce à l’acceptation internationale des réseaux Visa et MasterCard, vous pouvez payer vos frais de déplacement avec les solutions voyages d’affaires BNP Paribas dans le monde entier.
De plus, nos solutions de paiement peuvent être émises en différentes devises selon vos besoins : (€, $, £, CHF…) vous permettant des économies potentielles sur les frais de change.
Simplification et optimisation des achats
Réservez facilement vos voyages avec la Carte Voyage BNP Paribas, logée directement dans le système d’information de votre agence de voyage. Avec cette solution, vos collaborateurs planifient eux-mêmes leurs déplacements professionnels (billetterie air et fer) via un outil de réservation en ligne (SBT) ou par téléphone sans avancer les fonds.
Et si votre entreprise souhaite centraliser le paiement des hôtels, la Carte Virtuelle BNP Paribas est faite pour vous. Pour chaque réservation, un numéro unique est généré et adressé à l’hôtelier. De plus, vous avez la possibilité de renseigner jusqu’à 10 références additionnelles pour la réconciliation.
Pendant leurs déplacements, vos collaborateurs règlent toutes leurs dépenses courantes avec leur Carte Affaires/Corporate BNP Paribas : restaurants, parking, locations de voiture, hôtels…et peuvent également retirer de l’argent si nécessaire.Votre entreprise n’a plus besoin d’avancer les espèces en différentes devises.
Une solution disponible dans 49 pays
La réservation des déplacements est automatisée au sein de votre agence de voyage directement via votre système de réservation en ligne (HBT, SBT). Les dépenses sont regroupées sur un seul et même relevé.
Grâce à nos solutions, vous garantissez le respect de la politique voyage au sein de votre entreprise. Vous gardez un œil sur les déplacements de vos collaborateurs tout en les rendant autonomes dans leurs achats voyages. Ils réservent directement auprès de l’agence en respectant les règles de la politique voyage. Pendant leurs déplacements, ils sont responsabilisés sur l’utilisation de leur carte : un budget leur est alloué grâce à des plafonds de dépenses personnalisables selon leur profil.
Vous disposez d’un relevé détaillé des dépenses vous permettant une réconciliation de l’ensemble des données voyage. Ce reporting est directement intégrable dans votre ERP ou dans votre outil de gestion des notes de frais. Il peut aussi être accessible sur le web. Ainsi vous maîtrisez au mieux les dépenses de vos collaborateurs et avez une vision claire sur l’activité au quotidien.Vous disposez également d’une meilleure lisibilité des paiements.
Avec la centralisation des dépenses, vous réduisez votre temps de traitement et de contrôle des factures. Le process de facturation est fluidifié et la comptabilité est simplifiée. La gestion des notes de frais est facilitée: vos collaborateurs disposent d’un relevé mensuel pour réaliser leur note de frais en toute simplicité. Si les opérations sont imputées sur leur compte personnel, le débit différé leur laisse le temps d’être remboursés par l’entreprise avant que ces opérations ne soient débitées.
De la réservation des voyages à la gestion comptable, la chaîne de paiement est simplifiée et optimisée. Vous allégez ainsi potentiellement les coûts de gestion administrative des frais de déplacement et simplifiez leur règlement.
Avec une vision consolidée et détaillée des dépenses effectuées auprès des acteurs du monde du voyage, vous pouvez négocier les conditions tarifaires auprès de vos fournisseurs sur la base des dépenses réalisées.
Les transactions sont sécurisées et le risque de fraude s’en trouve amoindri. Vous pouvez restreindre les dépenses en personnalisant les plafonds et en instaurant des restrictions d’utilisation à certaines catégories de commerçants.
Les solutions Voyages d’Affaires BNP Paribas permettent à vos collaborateurs de bénéficier d’assurances et d’assistances lors de leurs déplacements à l’étranger couvrant la majorité des risques : assurances décès-invalidité, retard d’avion, perte de bagage, assistance médicale, rapatriement... En cas de perte ou vol de leur carte à l’étranger, celle-ci est remplacée sous 48 heures et une assurance BNP Paribas les couvre contre toute utilisation frauduleuse avant opposition.
Accompagnement expert et solution personnalisable
« Lundi 9h30. Cédric cadre commercial dans une multinationale doit participer dans quelques jours à un workshop aux Pays-Bas. Il contacte son agence de voyage pour s’occuper de son déplacement.
L’agence réserve et paye le billet d’avion de Cédric grâce à la Carte Voyage de son entreprise. La politique voyage est ainsi respectée.
Pour sa réservation d’hôtel, la Carte Virtuelle de son entreprise est directement utilisée. Cette carte à usage unique permet de payer à distance un montant défini en y ajoutant des références additionnelles et de limiter la fraude.
Pendant son déplacement, il règle toutes ses autres dépenses avec sa Carte Affaires/Corporate : location de voiture, restaurants, frais divers… L’entreprise récupère ainsi des informations précises sur le déplacement de Cédric (classe, trajet, centre de coûts, notes de frais) via des reportings reprenant les dépenses de l’ensemble des collaborateurs.»
