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Facture électronique : mode d’emploi pour dématérialiser vos factures

06/12/2017

Quelles entreprises sont dans l’obligation légale d’émettre des factures électroniques ? Les fournisseurs du secteur public : les ETI dès le 1er janvier 2018 et les PME au 1er janvier 2019. Mais, la dématérialisation peut aussi être un choix qui permet de diviser par deux le coût de vos factures !

Cap sur la facture électronique !

Pour facturer les clients du secteur public (État, établissements publics, collectivités territoriales), les ETI n’ont plus le choix : à compter du 1er janvier 2018, c’est la facture électronique ou rien ! Les PME ont un an de plus, soit jusqu’au 1er janvier 2019, pour s’y mettre.

Sans en avoir l’obligation, vous pouvez faire le choix de la dématérialisation fiscale de vos factures. Seule obligation : vous devez demander l’accord de vos clients, autorisation qui doit être clairement formalisée. Ensuite, vous pourrez pleinement bénéficier des nombreux avantages de la facture électronique. Selon les chiffres donnés par le secrétariat du Budget et des Comptes publics, le coût de traitement d’une facture papier s’élève entre 8 et 9,50 € quand il ne faut compter que 5 € pour sa version électronique !




Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Pour qu'une facture soit considérée comme électronique par l’administration fiscale, l'intégralité du processus de facturation doit être électronique. Ainsi, une facture papier numérisée et envoyée par email n’en est pas une.

Selon l’article 289 du CGI (Code Général des Impôts), la facture électronique doit satisfaire certaines conditions pour être valide : l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées, de son émission à la fin de sa période de conservation.

Pour ce faire, trois méthodes de sécurisation sont autorisées par le CGI :

"Les différents moyens de sécuriser ses factures. "



Etat des lieux des voies de sécurisation des factures

Voie 1 : la piste d’audit fiable

C’est la méthode la plus simple techniquement, la moins chère à mettre en œuvre mais probablement la plus fastidieuse.

Tout format électronique est alors accepté, même un PDF non signé électroniquement, à condition que des contrôles documentés et permanents permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture et la prestation facturée. La piste d'audit doit permettre de reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation. Elle doit être documentée et matérialisée : contrat, bon de commande, bon de livraison, etc. Bref, tout document qui peut permettre de caractériser l’authenticité et l’intégrité de la facture.

« Un moyen suffisant pour satisfaire à l’obligation d’établir des pistes d’audit fiable serait de mettre en place un système d’approbation, de contrôle et de rapprochement des dépenses, permettant d’éviter les doublons et de garantir un archivage des factures et des workflow d’approbation », selon le livre blanc d’EY

Vous devez conserver les preuves de ces contrôles afin de les présenter en cas de contrôle fiscal.



Infographie présentant les différentes étapes d’un audit


Voie 2 : la signature électronique

Il vous faut ici un logiciel de signature électronique (afin d'apposer votre signature sur un document) et un certificat de signature électronique (afin de garantir l’identité de la personne signataire). Vous pourrez ensuite signer tout type de fichiers : Word, Excel, PDF, etc.Matériel (clé USB, etc.) ou logiciel (installé sur un ordinateur), le certificat de signature électronique est nominatif, délivré à une seule personne par un prestataire de service de certification électronique. La société LSTI est actuellement la seule à être habilitée par l'ANSSI à qualifier ces prestataires et tient à jour une liste des prestataires qualifiés.

Il existe quatre classes de certificats (source : Livre blanc des experts SVP) :



Les tarifs sont variables d’un prestataire à l’autre et dépendent de la durée de validité du certificat (entre deux et trois ans) et de sa classe. Toujours selon le livre blanc de SVP, un certificat de classe 3+, sur un support de type clé USB, acquis auprès d’une autorité de certification spécialisée coûte généralement entre 250 et 400 € pour une durée de validité de trois ans.

Renseignez-vous afin de sélectionner le logiciel et le certificat les plus adaptés à vos besoins.




Voie 3 : usage de l’EDI (échange de données informatisées)

Avec cette méthode, plus coûteuse que la précédente, les données sont interprétables informatiquement, peuvent être intégrées de manière automatisée et alimenter directement les systèmes d’information. « Ce procédé consiste à échanger automatiquement des ensembles structurés de données entre deux systèmes d’information à la place de documents papier, définit GS1 France dans son guide pratique dédié à l’EDI. L’intérêt de l’EDI est de supprimer les ressaisies. La facture s’intègre directement dans le système du destinataire ».

Pour des volumes importants de factures, l’EDI, grâce à l’automatisation, permet de dégager un retour sur investissement intéressant. Le coût de ce type de logiciels est très variable. Si vous optez pour une solution intégrée, cela vous reviendra plus cher que si vous passez par un Web EDI, c’est-à-dire accessible sur Internet. Galia (Groupement pour l’amélioration des liaisons dans l’industrie automobile) a répertorié sur son site les coûts associés à chaque solution. Il propose également un outil rapide et gratuit afin de déterminer quelle solution est la plus adaptée à votre entreprise (que vous soyez ou non dans l’industrie automobile).

Enfin, l’association GS1 France a dressé une liste des solutions EDI conformes à la réglementation française et à des standards qu’elle a déterminés.


Le cas du secteur public : passage obligatoire par Chorus Pro

Quelle que soit la méthode choisie, les ETI sont tenues de s’inscrire et de transmettre leurs factures électroniques sur Chorus Pro, portail gratuit mis à disposition des fournisseurs des services de l'État. Les PME peuvent d’ores et déjà utiliser cette interface même si rien ne les oblige. Ce portail permet :

  • le dépôt de factures en PDF (signé ou non signé électroniquement) ;
  • la saisie de factures directement ;
  • la transmission de factures en EDI : des travaux de raccordement préalables sont à prévoir, sauf en cas de recours à un opérateur de dématérialisation. Les délais de mise en œuvre peuvent être plus ou moins longs…




Respectez les mentions légales

Enfin, sachez que les mentions légales, obligatoires sur les factures en format papier, le sont aussi pour celles en format électronique. L'articleL441-3 du code de commerce précise les mentions obligatoires des factures, dont voici les principales :

  • La date d’émission de la facture ;
  • L’identité du client (nom et adresse) et de l’émetteur de la facture (dénomination sociale de la société, numéro Siren ou Siret, numéro RCS, adresse, forme juridique…);
  • Le numéro de facture ;
  • La désignation du produit et de la quantité ;
  • Le numéro d’identifiant à la TVA de l’émetteur ainsi que le taux de TVA ;
  • La date de la vente ou de la prestation de services ;
  • Les réductions éventuellement consenties ;
  • Le montant total HT et TTC ;
  • Les pénalités en cas de retard de paiement.
  • Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.

En cas de non-conformité avec la législation en vigueur, l’entreprise peut se voir infliger une amende de 15 € par élément manquant ou inexact et par facture, plafonnée à un quart du montant de la facture. Ce à quoi peut s’ajouter une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 375 000 € pour les personnes morales.

Dernière précision, depuis un arrêté du 22 mars 2017, vous pouvez conserver et archiver toutes vos factures, y compris celles au format papier, uniquement sous format numérique.


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