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Comment candidater à un marché public dématérialisé ?

04/09/2018

Au 1er octobre 2018, toutes les procédures de passation de marchés publics au-dessus de 25 000 € HT seront dématérialisées. Exception faite de celles des marchés publics de défense ou de sécurité. Mode d’emploi pour répondre par voie électronique à un appel d’offre public.

La modernisation des marchés publics est en marche depuis 2016

Une 1ère étape franchie en avril 2016

La réforme des marchés publics, entrée en vigueur le 1er avril 2016, est le résultat de la transposition en droit français de trois directives européennes. L’objectif affiché est de simplifier les marchés publics, ce qui passe notamment par la dématérialisation.

Ainsi, le décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 impose la dématérialisation des procédures de passation pour les marchés publics dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 90 000 € HT, passés par l'État, ses établissements publics autres que ceux ayant un caractère industriel et commercial, les collectivités territoriales, leurs établissements publics et leurs groupements. Il a également fixé deux dates butoirs pour l’obligation de dématérialisation des procédures de passation des marchés publics d’une valeur supérieure ou égale à 25 000 € HT :

  • Au 1er avril 2017 pour les centrales d’achat ;
  • Au 1er octobre 2018 pour les autres acheteurs.

Par ailleurs et pour rappel, la facture électronique est obligatoire pour facturer les clients publics suite à l’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014. Une réalité pour les grands groupes et les ETI et, à compter du 1er janvier 2019, pour les PME !

→ Consultez le mode d’emploi sur la facture électronique.




Les changements au 1er octobre 2018

La digitalisation des achats publics connaît donc nouvelle étape au 1er octobre 2018. À cette date, le seuil de 90 000 € HT est abaissé à 25 000 € HT.

Ainsi, au 1er octobre 2018, pour tous les marchés publics (hors défense ou sécurité dont la procédure reste identique) égaux ou supérieurs à 25 000 € HT, vous devrez, par voie électronique exclusivement :

  • Transmettre votre candidature et votre offre ;
  • Communiquer à l’acheteur vos questions et demandes d’informations ;
  • Recevoir les informations et décisions des acheteurs (lettre de rejet, notification, etc.).
"L’objectif est de simplifier les marchés publics"
L’objectif est de simplifier les marchés publics

Comment candidater à un marché public dématérialisé

Trouver les profils d’acheteur

Chaque acteur public a le choix de proposer sa propre plateforme de dématérialisation sécurisée, appelée "profil d'acheteur", ou de passer par une plateforme mutualisée. Seule obligation : la plateforme doit satisfaire aux exigences de l’arrêté du 14 avril 2017. Ces plateformes doivent garantir la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des échanges.

Elles doivent notamment permettre gratuitement de s’authentifier et de déposer une candidature.

Vous pouvez toujours chercher les avis d'appel d’offre public lancés par l'État, les régions, les départements, les communes et leurs établissements sur Boamp.fr, le site du Bulletin Officiel des annonces des marchés publics. Vous obtiendrez alors l’adresse Internet du profil d'acheteur.

Vous pouvez également faire une recherche sur la PLACE, la plateforme de dématérialisation des procédures de marché de l'État (État en administration centrale et en services déconcentrés, établissements publics relevant de ceux-ci, CCI, Union des Groupements d'Achats Publics (UGAP)).




Tester le fonctionnement des profils d’acheteur

Il est fortement recommandé de vous familiariser avec l’utilisation des différentes plateformes et de vous assurer qu’aucun obstacle technique ne vous empêche de répondre, en temps et en heure, à l’appel d’offre.

Sachez que les profils d’acheteur doivent impérativement :

  • indiquer les prérequis techniques (configuration minimale du poste de travail) pour utiliser la plateforme,
  • permettre d’accéder à un espace permettant de tester la configuration du poste de travail utilisé,
  • mettre à disposition un espace permettant de simuler le dépôt de documents,
  • permettre de solliciter une assistance ou de consulter un support utilisateur permettant d'apporter des réponses aux problématiques techniques.


Anticiper les problèmes

N’attendez jamais la dernière minute pour faire acte de candidature, rappelle le flyer du gouvernement intitulé 2018 : la dématérialisation de la commande publique pour les entreprises. Vous devez en effet vous assurer que votre offre soit reçue dans les délais, en anticipant le temps de téléchargement de tout votre dossier sur la plateforme, surtout si vos fichiers sont volumineux et votre réseau à faible débit.

Au cas où, surtout les premiers temps, n’hésitez pas à envoyer une copie de sauvegarde, par exemple sur une clé USB. Attention, la copie doit arriver avant la clôture de la consultation. Elle doit être placée sous pli scellé comportant la mention "copie de sauvegarde" et l’intitulé de la consultation. Envoyez-la par courrier recommandé ou déposez-la en main propre chez l’acheteur, contre récépissé.

"Familiarisez-vous avec les différentes plateformes"
Familiarisez-vous avec les différentes plateformes

Se doter d'un certificat de signature électronique

L’usage de la signature électronique ne sera pas obligatoire au 1er octobre 2018. Néanmoins, elle est vivement recommandée afin de ne pas rompre la chaîne de dématérialisation. Par ailleurs, un acheteur public peut vous l’imposer.

Pour rappel, un document signé à la main puis scanné n’a pas la valeur d’un document signé électroniquement.

La signature électronique se présente généralement sous la forme d’une clé USB sur laquelle est implanté le certificat de signature. Elle doit être remise uniquement au titulaire du certificat, par un prestataire habilité qui vérifie son identité.

Si vous ne disposez pas de certificat, vous devrez acheter une signature électronique au minimum avancée reposant sur un certificat qualifié conforme au règlement eIDAS* (Electronic Identification and Trust Services Regulation). Les prix d’un certificat de signature électronique varient généralement entre 80 et 300 € HT, selon la durée du certificat et les modalités de remise du certificat, indique le Guide "très pratique" de la dématérialisation des marchés publics édité par le ministère de l’Économie et des Finances.

Vérifiez que votre entreprise ne dispose pas déjà d’un certificat : les certificats sont souvent utilisés pour différents usages comme la déclaration de TVA.

En attendant de vous équiper d’un certificat eIDAS, vous pouvez, le temps de sa validité, utiliser un certificat RGS (référentiel général de sécurité).




Gagner du temps en utilisant e-DUME

Depuis le 1er avril 2018, un nouvel outil dématérialisé de candidature aux marchés publics est disponible : l’e-DUME (Document Unique de Marché Européen). Développé par l’UE, il remplace toutes les attestations demandées (formulaires DC1, DC2…). Il est amené, à terme, à devenir le seul document de candidature utilisable au niveau européen. Aujourd’hui, son utilisation reste facultative. Mais, autant anticiper, d’autant qu’il présente des avantages.

Au moyen d’un formulaire-type, il permet gratuitement :

  • de déclarer sur l’honneur que vous pouvez candidater à un marché public ;
  • d’indiquer que vous n’entrez pas dans l’un des cas d’interdiction de soumissionner ;
  • de montrer que vous remplissez les critères de sélection choisis par l’acheteur.

Mais surtout, il représente un gain de temps. En effet, il limite les ressaisies : un e-DUME peut être, tout ou partie, réutilisé.





* Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques.

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