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Lettre recommandée électronique, plus sécurisée dès le 1er janvier 2019

05/11/2018

La lettre recommandée électronique (LRE) est utilisée depuis 2011 par les entreprises dans le cadre de leurs relations contractuelles. Au 1er janvier 2019, le standard européen eIDAS sera la nouvelle norme. Passage en revue des avantages et des modalités de la LRE eIDAS.

La lettre recommandée électronique à la loupe

La LRE au regard de la loi

La lettre recommandée électronique (LRE) permet d’adresser par Internet, via un prestataire habilité, l’équivalent d’un courrier recommandé avec accusé de réception. Elle est régie par l’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques.

Depuis 2011 et le décret n° 2011-144 du 2 février 2011, l’envoi d’une lettre recommandée électronique est possible dans le cadre de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat. Dans la pratique, on parle de LRE contractuelle. Du fait de l’existence d’un contrat liant l’expéditeur et le destinataire, la vérification de l’identité du destinataire n’est pas requise.




Le cas particulier de la lettre recommandée hybride

À noter qu’il existe une variante de la LRE : la lettre recommandée hybride. Elle est envoyée par l’expéditeur par Internet puis imprimée et mise sous pli par le prestataire, envoyée au(x) destinataire(s) par voie postale et remise en main propre.

Elle est considérée, au niveau légal, comme une lettre recommandée papier et peut donc être utilisée dans tous les cas où un tel courrier s’avère nécessaire, et ce sans se déplacer à un bureau de Poste.




"Lettre recommandée électronique, plus sécurisée dès le 1er janvier 2019"
Lettre recommandée électronique, plus sécurisée dès le 1er janvier 2019

Au 1er janvier 2019, la LRE eIDAS* devient la norme

La LRE eIDAS : plus de sécurité pour l’expéditeur

À compter du 1er janvier 2019, la LRE contractuelle disparaîtra au profit de la LRE eIDAS, en application du décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique.

La LRE eIDAS, conforme à la réglementation européenne, est plus sécurisée car le tiers chargé de l'acheminement doit vérifier l’identité de l’expéditeur au moment de l’envoi, et celle du destinataire lors de la réception, via différents moyens (certificat de signature électronique qualifié ou d'un cachet électronique qualifié…).

L’avis de réception ne sera plus une option mais systématique. Une LRE eIDAS ne peut être émise que par un Prestataire de Service de Confiance Qualifié (PSCQ), dont l’Union Européenne tient une liste actualisée par pays. Recherchez ceux qui sont référencés avec le sigle QeRDS (Qualified Electronic registered delivery service).




La LRE eIDAS : sécurisée, rapide et économique

Le principal atout de la LRE eIDAS est sa sécurité accrue. En outre, la valeur juridique de la LRE émise par un PSCQ dans toute l’Europe est la même que celle d'une lettre recommandée avec accusé de réception en version papier.

Comme la lettre recommandée électronique contractuelle, la LRE eIDAS présente de nombreux avantages :

  • Gain de temps : plus besoin de vous déplacer dans un bureau de poste. Le service est disponible en ligne 24 h sur 24. Vous pouvez donc envoyer vos courriers en dehors des horaires d’ouverture des bureaux de poste.
  • Économies financières : la LRE est moins chère que la LRAR (lettre recommandée avec accusé de réception) : deux à cinq fois moins cher qu’un envoi papier ou avec une machine à affranchir. Un prestataire qualifié propose aujourd’hui la LRE au tarif de 2,49 € HT.
  • Impact écologique positif, car l’intégralité du process est dématérialisé.


Situations où une LRE eIDAS peut être utilisée ou non

Une LRE eIDAS peut être envoyée dans toutes les situations où l’envoi d’une lettre recommandée est :

Mais, attention ! L’envoi d’une LRE eIDAS à un destinataire non professionnel (particuliers, salariés…) n’est possible, comme avant, qu’à condition d’avoir recueilli préalablement leur consentement.

Mode d’emploi de la LRE eIDAS

Un envoi sécurisé

Il vous suffit de vous connecter sur la plateforme en ligne du prestataire choisi, de renseigner les informations demandées sur l’expéditeur et le destinataire, de joindre les documents puis de régler la prestation. À noter que la LRE eIDAS peut être directement intégrée et accessible dans le logiciel de gestion de l’entreprise.

Afin d’être authentifié, vous avez plusieurs possibilités comme par exemple disposer d’un certificat numérique, utilisé notamment dans la cadre de la signature électronique.




Les mentions obligatoires de la preuve de dépôt

Vous recevrez ensuite une preuve de dépôt qui doit comporter :

  • La raison sociale de votre entreprise, ainsi que votre adresse électronique ;
  • Le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse électronique ;
  • Un numéro d'identification unique de l'envoi ;
  • La date et l'heure du dépôt électronique de l'envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié ;
  • La signature électronique avancée ou le cachet électronique avancé utilisé par le prestataire lors de l'envoi.


Le destinataire a le droit de refuser votre LRE

Ensuite, le prestataire informe par voie électronique le destinataire qu'une LRE lui est adressée et qu'il peut l'accepter ou non dans un délai de 15 jours à partir du lendemain. À ce stade, votre identité n’est pas communiquée.

Si le destinataire accepte la LRE, le prestataire la lui transmet.

Si le destinataire refuse la LRE ou ne la réclame pas, vous recevrez une preuve de ce refus ou de cette non-réclamation, au plus tard le lendemain de l'expiration du délai de 15 jours.

Le prestataire doit conserver le document original électronique et son empreinte informatique ainsi que la preuve du dépôt électronique de l'envoi, de sa réception, de son refus ou de sa non-réclamation pendant au moins un an. Vous avez un droit d'accès à ces informations pendant un an.




* Conforme à l’eIDAS (règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques).

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