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Le partage de bureaux : quel intérêt pour mon entreprise ?

07/07/2016

Loyers élevés, réglementation contraignante : les locaux professionnels « s’uberisent ». Un moyen pour les chefs d’entreprise de gérer avec plus de souplesse leur développement. Clément Alteresco, fondateur de Bureaux à Partager, une start-up hébergée au Waï, décrypte ce phénomène qui fait de plus en plus d’adeptes.

Le partage de bureaux séduit chaque jour de nouvelles entreprises. Quel est le concept ?

Rien de mieux qu'un exemple pour expliquer ce concept ! En 2012, je travaillais pour Fabernovel et nous venions de louer de nouveaux bureaux assez grands pour gérer notre croissance. Mais en attendant d’embaucher, nous avions de l’espace disponible ! Nous avons donc décidé de proposer à la location une partie de nos locaux. Résultat, chacun avait ses propres bureaux et nous partagions les lieux communs tels que le coin détente, la cuisine ou encore les salles de réunion.

"Une véritable solution « win win » qui n’a pas tardé à faire des émules."

Quel est le profil des sociétés qui mettent leurs bureaux en location et qu’ont-elles à y gagner ?

Si l’activité de votre entreprise se développe et que vous devez renforcer vos équipes, vous aurez sans doute besoin de trouver des locaux plus grands. Mais entre des baux de 3, 6 ou 9 ans, il n’est pas toujours facile pour un dirigeant d’évaluer les besoins à venir en termes d’espace de travail. Avec le partage de bureaux, les PME et grandes entreprises peuvent prendre des locaux plus grands, sans risque de non rentabilité tout en maitrisant leur croissance. Si leur intention est d’embaucher dans le courant de l’année, ils peuvent louer les bureaux non occupés et ainsi optimiser l’espace.

Mais cette solution n’est pas uniquement favorable aux grandes entreprises en pleine croissance. Les bailleurs sociaux peuvent également y gagner. Six millions de mètres carrés de bureaux sont aujourd’hui vides en Ile-de-France. C’est souvent le cas en raison de travaux prévus dans certains immeubles. Chez Bureaux à Partager, nous proposons de commercialiser ces espaces pendant la période de latence, ce qui permet aux sociétés foncières de remplir des bureaux sur de courtes périodes (au minimum un an) et de les récupérer ensuite pour effectuer les travaux prévus.

Et quel intérêt du point de vue des locataires ?

Les intérêts sont multiples. En mutualisant les ressources (imprimante, Internet, chauffage, ménage, etc.), les petites structures font des économies conséquentes et peuvent ainsi se permettre des "petits luxes" dont elles n’auraient pas forcément les moyens, tels qu'une cuisine, un espace détente ou des salles de réunion.

Par ailleurs, un espace plus grand permet de se valoriser aux yeux d'un client ou d'un collaborateur en visite dans les locaux. Enfin, dernier atout de taille, le partage de bureau permet de générer des synergies entre les entreprises qui se traduisent par des échanges d'idées ou de compétences, et du réseautage, primordial pour les TPE et PME.

Au niveau légal et réglementaire, dans quel cadre se situe ce type de location ?

Pour partager ses bureaux, nous recommandons de ne pas passer par un bail commercial classique (bail 3/6/9) mais par un contrat de prestation de services. 

Le prix mensuel correspond alors au droit d’accéder à l’espace et à un certain nombre de prestations de services comme Internet, le prêt des meubles, la mise à disposition de salles de réunion, le café, etc.

Grâce à ce type de contrat, l’entreprise gagne en flexibilité puisqu’elle n’a pas à se soumettre à la durée minimale de 3 ans habituelle dans le cadre de baux traditionnels. Diverses recommandations juridiques plus spécifiques doivent également être prises en compte, c’est la raison pour laquelle nous recommandons aux parties concernées de passer par une structure reconnue et de confiance pour tout type de prestations de ce genre.

Quelles sont les précautions à prendre ou obligations administratives qui incombent au loueur avant la mise à disposition d’une partie de ses locaux ?

Avant toute chose, si vous souhaitez louer vos locaux, il faut vérifier que votre bail et votre propriétaire (ou le règlement de copropriété) vous permettent de faire du partage de bureaux. Ensuite, il faut établir une charte claire et simple de bonne conduite et la faire signer à chaque nouvel arrivant, afin que chacun comprenne qu'il est responsable de l'espace au même titre que les autres (par exemple, il est important de bien rappeler les règles de sécurité et d’hygiène). Enfin, il peut être important de bien anticiper la protection de ses données personnelles pour éviter toute mauvaise surprise.

Le partage de bureaux a le vent en poupe, est-ce une tendance lourde selon vous ?

Effectivement, le partage de bureaux est en train d'exploser. Dans le monde, le nombre d'espaces de coworking a été multiplié par 32 en 6 ans (de 75 en 2007 à 2 423 en 2013), et atteint 390 uniquement en France. C'est donc une tendance de fond qui s'installe dans le paysage de l'immobilier professionnel, renforcée par la hausse constante du nombre de télétravailleurs et d'auto-entrepreneurs.


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