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Gagnez en réactivité et en efficacité pour répondre aux appels d’offres

10/10/2016

Veille régulière, critères de sélection, compréhension des besoins ou mise en avant de vos compétences : décrocher un appel d’offres, qu’il soit public ou privé, peut s’avérer être un parcours semé d’embuches. Des règles simples existent pourtant pour gagner en efficacité lorsque vous vous y confrontez.

Se faire connaître des acheteurs publics et privés

Les appels d’offres représentent un levier pertinent pour remplir son carnet de commandes et faire grimper son chiffre d’affaires notamment pour les PME, même si certaines peinent à sauter le pas. D’après le dernier recensement effectué par l’Observatoire économique de l’achat public, les PME représentaient, en 2013, 58,3 % du nombre de contrats publics recensés (en tant que titulaires) et 27,2 % du montant des achats réalisés par le secteur public (soit 71,5 milliards d’euros HT).

Lorsque qu’il émane de structures publiques ou assimilées, un appel d’offres répond au Code des marchés publics. Selon son seuil financier et la législation en vigueur, il peut être soumis à une procédure dite formalisée ; celle-ci étant allégée dans le cadre d’un marché à procédure adaptée (MAPA). Lorsqu’ils émanent de structures privées, les appels d’offres sont souvent plus souples et moins procéduriers, n’étant pas bordés par un cadre légal.

"En 2013, les PME représentaient 58,3 % du nombre de contrats publics recensés"
Appels d'offres

Afin d’élargir votre réseau d’affaire voire tout simplement de vous faire connaître, n’hésitez pas à solliciter les services achats des organismes publics ou entreprises privées avec lesquels vous souhaiteriez collaborer. 

Au-delà de la présentation de vos produits ou services, prêtez une oreille attentive à votre interlocuteur en vue d’établir un lien de confiance durable. Plus que de permettre de se voir référencé en tant que fournisseur potentiel, cette prise de contact permet aussi d’anticiper le contenu d’un appel d’offres éventuel et de prendre une longueur d’avance sur vos concurrents ! Visiter les salons professionnels s’avère aussi efficace pour consolider son carnet d’adresses.

Où dénicher les appels d’offres ?

Les procédures de marché de l’Etat (services de l’Etat, chambres de commerce et d’industrie, Union des groupements d’achats publics…) sont consultables via la plateforme de dématérialisation PLACE.

En vous inscrivant, vous pouvez être averti par mail de toute nouvelle consultation qui entre dans vos critères. Vous pouvez également consulter la presse quotidienne, les journaux d’annonces légales, les plateformes spécialisées comme boamp.fr ou directement vous rendre sur les sites des commanditaires.

Des plateformes qui référencent les appels d’offres publics ou privés, telles que marchesonline.com, doubletrade.com, 123industries.com ou francemarches.com, se sont multipliées sur la toile. Consultez-les fréquemment ou créez un profil pour être alerté sur les appels d’offres qui entreraient dans votre domaine d’expertise.

Sélectionner les appels d’offres qui vous correspondent

Il n’est pas forcément utile de couvrir plusieurs passations à la fois, au risque de ne pas fournir une offre suffisamment calibrée aux besoins des clients. Opérer un tri, en ne retenant que ceux pour lesquels vous vous prévalez d’une solide expérience et de moyens techniques et humains adaptés, semble plus efficient.

Pour ce faire, listez vos points forts et vos faiblesses, énumérez vos expériences, tenez compte de vos exigences calendaires et étudiez la concurrence pour évaluer vos chances de l’emporter. Se renseigner sur les fournisseurs retenus lors de précédents marchés peut aussi être très utile.

Constituer son dossier de candidature : les étapes clés

Aussi chronophage soit-elle, la constitution du dossier de réponse - qui se compose d’une partie administrative (documents fiscaux et sociaux, présentation de l’entreprise, organisation, références…) et d’un volet technique affûté au cahier des charges (méthodologie employée, moyens humains et techniques déployés, planning de réalisation envisagé…) - ne laisse aucune place à l’à peu près. Référez-vous au tableau des critères de sélection et respectez rigoureusement le plan et les éléments de réponse attendus par le commanditaire. Enfin, ajuster votre méthodologie afin de répondre avec une offre calibrée et personnalisée pour vous démarquer.

Votre proposition commerciale peut débuter par une page de synthèse à double vocation : rassurer le client sur la compréhension de ses attentes et donner envie, un peu à la manière d’un teasing. Dans un souci de clarté, des tableaux ou graphiques peuvent compléter un argumentaire. Les visuels peuvent alléger la lecture, les couleurs rompre la monotonie.

D’un point de vue pratique, pensez à numériser les documents « indispensables » (Kbis, Urssaf…) et à les stocker sur votre ordinateur pour gagner du temps lors de la rédaction de prochains dossiers.

Et parce que la réactivité est de mise pour se positionner sur un dossier, simplifiez le processus d’émission et de gestion de vos cautions bancaires. Avec la plateforme multi bancaire e-cautions de BNP Paribas, l’émission et le suivi de vos cautions, de vos encours et de vos autorisations sont totalement dématérialisés. Tout s’opère via un portail Internet en toute sécurité. Un gain de temps assuré !

Pour plus d’information sur cette solution : visionnez la vidéo qui retrace l’expérience d’un dirigeant d’entreprise et contactez votre Chargé d'Affaires.

Répondre à des appels d’offres – Marchés publics privés

En cas d’échec : rebondir

Un échec peut être formateur. A condition d’apprendre de ses erreurs. Demandez à l’interlocuteur en charge de l’appel d’offres les motifs de rejet afin d’améliorer vos propositions futures. Vous pourrez également estimer judicieux de vous faire accompagner par un prestataire pour mettre toutes les chances de votre côté lors de dossiers ultérieurs.