Ce passage aux factures numérisées entraîne plusieurs avantages pour votre entreprise :
Le temps de traitement des factures est réduit puisque vous n’avez plus à relier et à archiver vos factures dans une armoire. Le document est numérisé à son arrivée et suit son chemin par voie informatique. Il vous est par ailleurs plus facile de le retrouver.
De ce gain de temps découle une économie non négligeable : selon les chiffres donnés par le secrétariat du Budget et des Comptes publics, le coût de traitement d’une facture papier s’élève entre 8 et 9,50 euros quand il ne faut compter que 5 euros pour une facture électronique !
L’archivage dématérialisé s’avère également moins onéreux qu’un archivage papier en termes de coûts fonciers, compte tenu du prix au m2 des locaux accaparés. Vous économiserez donc de la place et de l’argent.
Autre intérêt : la sécurité. Les documents numérisés stockés sur des serveurs sont à l’abri des éléments naturels (incendies, dégâts des eaux…) et sécurisés contre le vol de données.
L’archivage numérique est également plus pratique : les documents sont accessibles à distance de partout, rapidement, à tout moment, et leur traçabilité est améliorée : finis les documents perdus, mal classés ou inaccessibles !
Vous entrerez dans l’ère de la dématérialisation, voulue par les pouvoirs publics et qui se généralise déjà de plus en plus, notamment avec le développement de la facturation électronique. Pour rappel, en 2020, toutes les factures entre l’État et ses fournisseurs devront être dématérialisées et les entreprises privées devront les accepter entre elles.
Enfin, cerise sur le gâteau, vous agissez pour l’environnement en diminuant votre empreinte carbone. L’occasion peut-être de mettre en place une démarche RSE plus globale dans votre entreprise ?