Jusqu’à présent, toutes les entreprises assujetties à la TVA étaient tenues de conserver les factures émises et celles reçues de prestataires et de fournisseurs sous la forme originelle dans laquelle elles étaient transmises. À savoir : sous format numérique si elles étaient envoyées en numérique, sous format papier si elles étaient transmises en papier, et ce pour une durée de six ans.Mais depuis un arrêté du 22 mars 2017, pris en application de la loi de finances rectificative pour 2016, vous pouvez désormais conserver toutes vos factures, y compris celles au format papier, uniquement sous format numérique. Une fois numérisée, la facture papier peut alors être détruite !

Attention, cette possibilité de conservation numérique des factures papier reste toutefois soumise au respect de plusieurs règles strictes qui doivent permettre de garantir que la numérisation est faite à l’identique aussi bien en termes de contenu que d’image :

• les couleurs du document doivent être les mêmes (notamment en cas de mise en place d’un code couleur),
• le retraitement de l’image est interdit,
• la conservation doit se faire sous format PDF (ou PDF A/3, un format adapté à l’archivage et normalisé ISO),
• la numérisation doit être horodatée et assortie d’un dispositif électronique de signature des documents numérisés qui permette à la fois d’attester l’identité du signataire et de prouver la conformité de la numérisation avec l’original. Ces différentes normes sont bien connues des entreprises répondant à des marchés publics. Il peut s’agir, au choix, d’un cachet serveur (qui se présente sous forme d’un logiciel ou sur support cryptographique), d’une empreinte numérique, d’une signature électronique ou de tout autre dispositif à condition qu’il soit conforme au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile. Ce référentiel définit les règles de sécurité qui s’imposent pour la sécurisation des systèmes d’information. Le dispositif choisi doit être délivré par l’une des autorités de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL),
• le fichier peut être compressé à condition de n’entraîner aucune perte de données.

Pour réaliser cette numérisation des factures, vous pouvez choisir de mandater un prestataire de services ou bien le faire vous-même en interne. Dans tous les cas, vous devrez mettre en place un système d’archivage défini selon une organisation documentée. Vous devez ainsi créer un document précisant les choix de classement qui ont été faits : par clients, par projets, par dates, par types de documents, si des copies sont faites, si d’autres documents sont archivés avec… Tout ce qui peut aider à définir l’archivage doit y figurer. Cette organisation devra ensuite faire l’objet de contrôles internes réguliers pour vous assurer que les documents numérisés sont bien disponibles, lisibles et que leur intégrité est assurée pendant toute la durée légale de conservation. Pour crédibiliser ce contrôle devant l’administration fiscale, il est recommandé de séparer les fonctions : ceux qui archivent ne sont pas ceux qui contrôlent.

Ces moyens de contrôle interne doivent en effet garantir un contrôle efficace par l’administration fiscale, qui s’assurera de l’authenticité de l’origine et de l’intégrité du contenu

Ce passage aux factures numérisées entraîne plusieurs avantages pour votre entreprise :

Le temps de traitement des factures est réduit puisque vous n’avez plus à relier et à archiver vos factures dans une armoire. Le document est numérisé à son arrivée et suit son chemin par voie informatique. Il vous est par ailleurs plus facile de le retrouver.

De ce gain de temps découle une économie non négligeable : selon les chiffres donnés par le secrétariat du Budget et des Comptes publics, le coût de traitement d’une facture papier s’élève entre 8 et 9,50 euros quand il ne faut compter que 5 euros pour une facture électronique !

L’archivage dématérialisé s’avère également moins onéreux qu’un archivage papier en termes de coûts fonciers, compte tenu du prix au m2 des locaux accaparés. Vous économiserez donc de la place et de l’argent.

Autre intérêt : la sécurité. Les documents numérisés stockés sur des serveurs sont à l’abri des éléments naturels (incendies, dégâts des eaux…) et sécurisés contre le vol de données.

L’archivage numérique est également plus pratique : les documents sont accessibles à distance de partout, rapidement, à tout moment, et leur traçabilité est améliorée : finis les documents perdus, mal classés ou inaccessibles !

Vous entrerez dans l’ère de la dématérialisation, voulue par les pouvoirs publics et qui se généralise déjà de plus en plus, notamment avec le développement de la facturation électronique. Pour rappel, en 2020, toutes les factures entre l’État et ses fournisseurs devront être dématérialisées et les entreprises privées devront les accepter entre elles.

Enfin, cerise sur le gâteau, vous agissez pour l’environnement en diminuant votre empreinte carbone. L’occasion peut-être de mettre en place une démarche RSE plus globale dans votre entreprise ?